○御坊広域行政事務組合文書事務取扱規則
平成18年3月30日
規則第7号
目次
第1章 総則
第1節 通則(第1条―第6条)
第2節 文書管理組織(第7条・第8条)
第3節 文書の種類、表記等(第9条―第12条)
第2章 文書の収受及び配布(第13条―第15条)
第3章 文書の起案及び回議(第16条―第23条)
第4章 文書の施行(第24条―第30条)
第5章 文書の整理、保存及び廃棄(第31条―第35条)
附則
第1章 総則
第1節 通則
(趣旨)
第1条 この規則は、事務の処理を適正にし、その能率的な運営を図るため、御坊広域行政事務組合(以下「組合」という。)における文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 事務局 御坊広域行政事務組合事務局設置条例(昭和56年条例第2号)第2条に規定する事務局(以下「事務局」という。)をいう。
(2) 課 御坊広域行政事務組合行政組織規則(平成6年規則第7号)第3条第1項に規定する事務局の課、御坊広域青少年補導センター、御坊広域清掃センター及び御坊クリーンセンターをいう。
(3) 文書 事務の処理に必要な一切の書類をいう。
(4) 庁内文書 組合の機関相互において収受し、又は施行する文書をいう。
(5) 庁外文書 庁内文書以外のものをいう。
(6) 決裁 管理者又は専決者が、その権限に属する事務について、最終的にその意思を決定することをいう。
(7) 決裁文書 決裁を求めるために起案した文書をいう。
(8) 合議 決裁を受けなければならない事案が、起案課以外の課の所掌事務に関係する決裁文書で、当該関係課の決定を求めるため回付することをいう。
(9) 法規文書 条例、規則及び規程をいう。
(10) 公示文書 告示及び公告をいう。
(11) 令達文書 訓令、指令及び達をいう。
(12) 一般文書 法規文書、公示文書及び令達文書以外の文書をいう。
(文書の取扱いの原則)
第3条 事務の処理は、原則として文書によって行う。
2 文書は、すべて責任を持って迅速かつ正確に処理しなければならない。
3 文書は、常に平易かつ明確に表現することを基本方針として作成しなければならない。
(文書の整理保存の原則)
第4条 文書は、常に整理し、その所在箇所及び処理状況を明らかにしておかなければならない。
(文書処理の年度)
第5条 文書の処理に関する年度区分は、法規文書及び公示文書にあっては暦年、令達文書及び一般文書にあっては会計年度とする。ただし、一般文書のうち事務局総務課長(以下「総務課長」という。)が必要と認めるものは、暦年とすることができる。
(備付簿冊)
第6条 所管課は、文書件名簿(様式第1号)を備えるものとする。
2 事務局総務課(以下「総務課」という。)は、次に掲げる簿冊を備えるものとする。
(1) 書留郵便物等受付簿(様式第2号)
(2) 公示番号簿(様式第3号)
第2節 文書管理組織
(総務課長の職務)
第7条 総務課長は、文書の管理に関する事務を総括する。
2 総務課長は、所管課の文書事務の処理状況について必要と認めるときは、調査を行い、その結果に基づいて所管課長に対し必要な措置を求めることができる。
(所管課長の職務)
第8条 所管課長は、常に当該所管課における文書事務の円滑かつ適正な処理に留意し、その効率化に努めなければならない。
第3節 文書の種類、表記等
(文書の種類)
第9条 文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 法規文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定により制定するもの
イ 規則 法第15条の規定により制定するもの
ウ 規程 条例及び規則以外の一定の行政目的を達成する上での準拠すべき事務処理手続等で法規的性質を有するもの
(2) 公示文書
ア 告示 法令の規定又は権限に基づき処分し、又は決定した事項について、広く一般に知らせるもの
イ 公告 一定の事項について、広く一般に知らせるもの
(3) 令達文書
ア 訓令 所管する機関又は職員に対してその所掌事務について指揮命令する場合に発するもので例規となるもの
イ 指令 個人又は団体からの申請、願い等に対して許可、認可、指示又は命令するもの
ウ 達 法令の規定に基づき、個人又は団体に対して指示命令するもの
(4) 一般文書
ア 照会 行政機関又は個人若しくは団体に対して一定の事項を問い合わせるもの
イ 回答 照会、依頼又は協議に対して応答するもの
ウ 通知 一定の事項、処分又は意思を特定の相手方に知らせるもの
エ 依頼 行政機関又は個人若しくは団体に対して一定の事項を行うことを願い出るもの
オ 送付 文書、物品等を相手方に送り届けるもの
カ 報告 法令の規定又は職務命令等により、機関又は委任者に対して一定の事項、経過等を知らせるもの
キ 申請 住民が行政機関に対して、又は行政機関が他の行政機関に対して許可、認可、承認、補助金の交付等の一定の行為を求めるもの
ク 進達 行政機関が個人又は団体からの申請書その他の書類を他の行政機関に送付するもの
ケ 副申 経由行政機関が申請書類等を進達する際、その申請等に係る事案を調査検討し、これに対する意見を付して送付するもの
コ 願い 行政機関又は上司に対して一定の事項について願い出るもの
サ 届け 行政機関又は上司に対して一定の事項について届け出るもの
シ 諮問 行政機関がその附属機関に対して一定の事項について調査審議を行うことを依頼し、意見を求めるもの
ス 答申 諮問を受けた附属機関が、その諮問事項について調査審議して意見を述べるもの
セ 建議 附属機関がその属する行政機関に対してその調査審議した事項に関して意見や希望を申し出て、その措置を勧告するもの
ソ 勧告 行政機関がその権限に基づいて、一定の事項について住民又は他の行政機関に対してある措置を求め、又は促すもの
タ 協議 行政機関が一定の行為をする場合に、その事項が他の行政機関の権限に関連するときに、その行政機関に同意を求めるもの
チ 復命 事実の調査、事務の打合せ、会議への出席等のため、上司から出張を命ぜられた者がその結果について報告するもの
ツ 辞令 職員の採用、昇任、分限処分等の身分、給与その他の異動について、その旨を記載して交付するもの
テ 契約書 申込みと承諾という相対立する二つの意思表示の合致を具体的に表示し、これを証するため取り交わすもの
ト 覚書 契約書を作成するに先立って、原則的な事項又は基本的な事項を取り決め、又は契約する場合に、その基本的事項の具体的な細目を取り交わすもの
ナ 請書 契約書の作成を省略する場合に、主要な事項について契約の相手方から契約の履行を誓約させるために提出させるもの
ニ 陳情 国又は地方公共団体の機関に対して希望を述べ、適当な措置を要望するもの
ヌ 議案 議会の議決を経なければならない事案について、議会の審議を求めるために提出するもの
(表記の基準)
第10条 文書の表記については、次に掲げるところによるものとする。
(1) 常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)
(2) 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)
(3) 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)
(4) 公用文における漢字使用等について(昭和56年内閣閣第138号)
(5) 公用文作成の要領(「公用文改善の趣旨徹底について」昭和27年内閣閣甲第16号)
(6) 法令における漢字使用等について(昭和56年内閣法制局総発第141号)
(7) 法令用語改善の実施要領(昭和29年法制局総発第89号)
(左横書きの原則)
第11条 文書は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。
(1) 法令の規定により縦書きと定められているもの
(2) 他の官公署において様式を縦書きと定めているもの
(3) その他特に縦書きが適当と認められるもの
(文体及び用語)
第12条 文体は、例規文については「である」体を用い、一般文については「ます」体を用いるものとする。ただし、一般文のうち契約関係文については、「である」体を用いるものとする。
2 用語は、分かりにくい字句を避け、易しい字句を用いるものとする。
第2章 文書の収受及び配布
(文書の収受及び配布)
第13条 組合に到達した文書は、総務課において収受する。ただし、所管課に直接到達した文書は、当該所管課において収受することができる。
2 前項本文の規定により総務課において収受した文書の取扱いは、次に定めるところによる。
(1) 文書は、開封せずに所管課に配布する。ただし、配布先が明らかでない文書は、開封して配布先を確認した上配布すること。
(2) 2以上の所管課の分掌事務に係る文書は、その最も関係の深い所管課に配布すること。
(3) 書留、配達証明、内容証明、特別送達、特定記録等の特殊取扱いによる郵便物は、書留郵便物等収受簿に必要事項を記載し、所属課職員の受領印又は署名を徴した上で所管課に配布すること。
(4) 訴訟、審査請求その他権利得失に関する文書で、特にその到達日時を明らかにする必要のあるものは、受け取った職員において、その封皮又は文書の余白に到達日時を記載し押印すること。
(所管課が収受した文書の処理)
第14条 所管課に配布された文書及び直接到達した文書は、次により処理しなければならない。
(1) 文書に受付印を押し、文書件名簿に必要事項を記入すること。ただし、軽易な文書又は新聞、雑誌、冊子その他これらに類する文書は、文書件名簿への記入を省略することができる。
(2) 2以上の所管課の分掌事務に係る文書は、速やかに他の所管課と協議の上処理すること。
(3) 誤配その他所管に属しない文書があるときは、直ちに口頭又は文書により理由を示して総務課に返付すること。
(電子メール等による収受)
第15条 電子メール又はファクシミリにより受信した行政情報は、必要に応じて紙に出力し、この章の規定に準じて処理しなければならない。
第3章 文書の起案及び回議
(文書の起案)
第16条 配布を受けた文書又は起案を要する事項については、次により処理しなければならない。
(1) 主務者を定めて、起案又は供覧の処理をすること。
(2) 特に重要な文書又は直ちに処理しがたいものは、前号の処理をする前に直接上司に伺い、又は上司に供覧し、その指示を受けること。
(3) 施行期日の予定されている事案に係る決裁文書は、決裁を受ける余裕を持って起案すること。
(起案の要領)
第17条 文書の起案は、次により行わなければならない。
(2) 起案用紙には、起案年月日、起案者の所属、起案者名、保存期間等所定事項を必ず記載すること。
(3) 関係する事案は、支障のない限り、一括して起案すること。
(4) 文書には、すべて標題を付し、必要に応じて関係法令、条例、規則等を記載し、又は関係文書、参考資料等を添付すること。
(5) 字句を加除又は訂正したときは、当該箇所に認印を押すこと。
(6) 起案が収受した文書に基づく場合は、当該収受した文書を添付すること。
(7) 同一事案で決裁を重ねる文書は、完結に至るまで当該関係決裁文書を添付すること。ただし、要領を記して添付を省略することができる文書は、この限りでない。
(8) 急を要する文書は、起案用紙の余白に「至急」の文字を朱書すること。
(9) 秘密を要する文書は、「秘」の文字を書した封筒に入れる等の処理をすること。
(決裁の手続)
第18条 決裁文書は、その所管課課員回議ののち順次上司の決定を経て、決裁権者の決裁を受けなければならない。
(合議)
第20条 他の課に関係のある決裁文書は、速やかに関係の課に合議しなければならない。この場合において、重要なものについては、あらかじめ合議先と協議しておくものとする。
2 前項の規定により合議を受けたときは、速やかに意思決定を行い、調査その他の理由により意思決定に日時を要するときは、その旨を起案者に連絡しなければならない。
3 合議を受けた事案について、異議がないときは所定欄に認印を押して直ちに回付し、異議があるときは起案課と協議し、なお意見が一致しないときは、起案者は双方の意見を具して上司の決定又は決裁を受けなければならない。
4 合議は、最小限にとどめるものとし、会議による合議、写しによる同時連絡又は事後の連絡、報告等により事務処理の迅速化に努めなければならない。
(合議文書の廃案通知等)
第21条 合議した事案で、その後廃案としたとき、又は内容に重要な変更が生じたときは、起案課は、その旨合議先に通知しなければならない。
(決裁文書の持ち回り)
第22条 決裁文書で、事案が重要なもの、秘密を要するもの、又は急を要するもので持ち回りを必要とするときは、所管課長又はその事案について十分説明することができる職員がこれに当たらなければならない。
(電話又は口答による照会等の処理)
第23条 電話又は口答による照会、回答、報告等で重要と認められるものは、その要領を記載した文書を作成し、この章の規定に準じて処理しなければならない。
第4章 文書の施行
(文書の記号及び番号)
第24条 文書を施行しようとするときは、次により記号及び番号を付さなければならない。ただし、軽易な文書を施行しようとするときは、番号を省略し、号外とすることができる。
(1) 法規文書は、「御坊広域行政事務組合条例第○号」のように、組合名を冠し、次に種別を記し、種別ごとに番号を付すること。
(2) 公示文書は、「御坊広域行政事務組合公示第○号」のように、組合名を冠し、公示番号簿により番号を付すること。
(3) 訓令及び達は、「御坊広域行政事務組合訓令(又は達)第○号」のように、組合名を冠し、次に種別を記し、訓令(又は達)番号簿により番号を付すること。
(4) 指令は、「御広総指令第○号」のように、「御広」の文字の次に所管課の各頭文字(出先機関については、「御坊」及び「御坊広域」を除く。次号において同じ。)及び当該種別を記し、指令番号簿により番号を付すること。
(5) 一般文書は、「御広総第○号」のように、「御広」の文字の次に所管課の各頭文字を記し、文書件名簿により番号を付すること。
2 文書の番号は、法規文書及び公示文書にあっては毎年1月1日に始まり12月31日に、その他の文書にあっては毎年4月1日に始まり翌年3月31日に終わる。ただし、同一事案に係る一般文書については、当該事案が完結するまで同一番号を用いるものとする。
(施行文書の日付)
第25条 施行文書には、前条に規定する記号及び番号のほか日付を付さなければならない。
2 前項の日付は、文書を施行するために処理又は発送する年月日とする。
(発信者名)
第26条 文書の発信者名は、次に掲げるところによるものとする。
(1) 庁外文書の発信者名は、原則として管理者その他職務権限を有する者(委任を受けているものを含む。)の職氏名を記載すること。ただし、文書の性質又は内容に応じて組合名等の職名以外の名称を用いることができる。
(2) 庁内文書の発信者名は、原則として職名のみ記載すること。
(公印の押印)
第27条 庁外文書には、公印を押し、決裁済文書との間に契印を押さなければならない。ただし、庁内文書、軽易な文書、印刷物その他公印及び契印を押す必要がないと認められる文書については、これらを省略することができる。
2 公印を使用するときは、押印しようとする文書に決裁済文書を添え、御坊広域行政事務組合の公印に関する規程(昭和58年規程第1号。以下「公印規程」という。)に規定する公印保管者に提示し、審査を受けなければならない。
4 起案を必要としない軽易な文書で、公印を使用するときは、公印使用簿に必要事項を記入の上、公印保管者の承認を得なければならない。
5 公印の持ち出しを必要とするときは、公印持出承認願(様式第5号)により公印保管者の承認を得なければならない。
6 所管課長は、証票、賞状等(以下「証票等」という。)で、その交付等の日時、場所その他の理由により、事前に公印を押しておく必要があるときは、公印事前押印承認願(様式第6号)により総務課長の承認を得なければならない。
7 所管課長は、前項の規定により、事前に押印した証票等については厳重に保管し、受払いの状況を明らかにしておかなければならない。
(公印の刷り込み)
第28条 公印は、原則として刷り込むことができない。ただし、組合印、管理者印及び出納員印は、当該公印を使用する証票等で、これに公印を押すことが著しく事務に支障をきたすと認められるものに限り、総務課長の承認を得て刷り込むことができる(電子計算機に記録した公印を証明書等に出力する場合を含む。)。この場合において、印刷物の大きさその他の理由により、公印規程別表に定める規格により難いときは、これを縮小し、又は拡大して刷り込むことができる。
(発送)
第29条 庁外へ発送する文書は、原則として総務課において発送するものとする。ただし、所管課において直接持参する必要のある文書及び総務課長が所管課において取り扱うことが適当であると認めた文書については、所管課が発送するものとする。
2 郵送を要する文書は、退庁時間の1時間30分前までに総務課に提出しなければならない。
3 郵送は、原則として料金後納の方法によるものとし、総務課において郵送文書の提出を受けたときは、退庁時間までに料金後納郵便差出票に所要事項を記入の上発送するものとする。
(電子メール等による発送)
第30条 文書の発送は、電子メール又はファクシミリを利用して行うことができる。
2 前項の規定により電子メール又はファクシミリを利用することができる文書は、第27条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略できる文書とし、所管課が送信するものとする。
3 電子メール又はファクシミリを利用する文書は、送信することにより当該文書が施行されたものとする。
第5章 文書の整理、保存及び廃棄
(文書の完結日)
第31条 文書の完結日は、次に定めるところによる。
(1) 帳簿類は、当該帳簿の閉鎖の日とし、加除式の帳簿類から除冊された帳簿類については、当該帳簿の除冊の日
(2) 出納に関する証拠書類は、当該出納のあった日
(3) 契約文書は、当該契約事項の履行が終わった日
(4) その他の文書は、当該文書の事案の施行が終わった日
2 同一事案について作成又は処理された文書は、前項の規定にかかわらず、当該事案に係る最後の文書が完結した日を完結日とする。
(保存期間)
第32条 文書の種類及び保存期間は、次のとおりとする。
(1) 第1種 永久保存
(2) 第2種 10年保存
(3) 第3種 5年保存
(4) 第4種 3年保存
(5) 第5種 1年保存
3 前2項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書及び時効が完成するまでの間証拠として保存する必要がある文書の保存期間は、それぞれ法令等に定める期間又は時効期間による。
4 保存期間を決定するに当たっては、利用度、重要度等を考慮し、必要最小限の年数にするよう留意しなければならない。
5 第1項の保存期間は、編集が会計年度による文書にあっては当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から、暦年による文書にあっては当該文書の完結した日の属する年の翌年の1月1日からそれぞれ起算する。
(保存方法)
第33条 処理が完結した文書は、所管課長が分類整理し、その保存期間中、閲覧等に供することができるように常に整理し、保存しなければならない。
2 所管課長は、前項の規定により保存する文書(以下「保存文書」という。)のうち、当該所管課内において保存することができないものについては、書庫に収蔵して保存することができる。
(保存文書の編集及び製本)
第34条 保存文書は、所管課長が次により編集し、製本しなければならない。
(1) 同一事案の関係書類は、一まとめにすること。
(2) 会計年度又は暦年ごとに行い、かつ、文書保存種別基準表の保存種別ごとに取りまとめ、完結日順に行うこと。
(3) 背表紙(様式第7号)には、所属年度(年)、保存期間、廃棄年度(年)、簿冊の名称その他必要事項を記載すること。
(4) 第2号の規定にかかわらず、紙数又は編集の都合等により、2年度(年)以上にわたる文書を一つの簿冊にすることが適当な場合は、これを1冊にすることができるものとし、この場合においては、背表紙にその旨を記載するとともに、区分紙を差し入れて年度(年)の区分を明らかにしなければならない。
(5) 第2号の規定にかかわらず、2以上の保存種別にわたる文書は、その関係が最も深い簿冊に編集し、製本すること。
(6) 2以上の事案が保存期間を異にする場合において、その事案が相互に関係があり、同一事案として編集することが適当なときは、長い方の保存期間に編集し、製本すること。
(7) 図面、資料、図書、書籍等で文書とともにとじ難いものは、適宜、箱、袋等に入れて整理すること。
(8) 1冊に製本し難いときは、枝番号を付けて分冊すること。
(保存文書の廃棄)
第35条 所管課長は、保存期間が満了した保存文書を毎年1回精査し、廃棄しなければならない。
2 前項の規定により廃棄をしようとする文書で、秘密に属するもの又は他に悪用されるおそれのあるものは、焼却又は裁断等適切な方法により処分しなければならない。
附則
1 この規則は、平成18年4月1日から施行する。
2 御坊広域行政事務組合文書事務取扱規程(昭和58年規程第2号)は、廃止する。
附則(平成19年3月30日規則第2号)
この規則は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成23年2月15日規則第3号)
この規則は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月31日規則第7号)
この規則は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和3年1月25日規則第1号)
この規則は、令和3年2月1日から施行する。
別表 文書保存種別基準表(第32条関係)
種別 | 保存期間 | 区分 |
第1種 | 永久保存 | 1 規約、条例、規則その他例規に関する文書 2 議会の会議録及び議決書 3 広域市町村圏計画の策定に関する文書 4 組合の沿革に関する文書 5 任免、賞罰その他人事に関する文書 6 財産、営造物及び組合債に関する文書 7 分担金の徴収に関する文書 8 機関の設置又は廃止に関する重要な文書 9 調査、統計等に関する特に重要な文書 10 工事に関する特に重要な文書 11 原簿、台帳等で特に重要な文書 12 契約その他権利義務に関する重要な文書 13 褒賞及び儀式に関する重要な文書 14 訴訟、審査請求その他争訟に関する重要な文書 15 予算、決算及び出納(現金、有価証券、物品)に関する重要な文書 16 事務引継ぎに関する重要な文書 17 その他永久保存を必要とする文書 |
第2種 | 10年保存 | 1 機関の設置又は廃止に関する文書 2 原簿、台帳等 3 褒賞及び儀式に関する文書 4 訴訟、審査請求その他争訟に関する文書 5 予算、決算及び出納(現金、有価証券、物品)に関する文書 6 国又は県の訓令、指令、例規、重要な通達及び往復文書 7 許可、認可又は契約に関する文書 8 寄附受納に関する重要な文書 9 補助金に関する重要な文書 10 給与に関する重要な文書 11 文書件名簿 12 その他10年保存を必要とする文書 |
第3種 | 5年保存 | 1 調査、統計等に関する文書 2 寄附受納に関する文書 3 補助金に関する書類 4 給与に関する文書 5 工事又は物品に関する文書 6 事務引継ぎに関する文書 7 その他5年保存を必要とする文書 |
第4種 | 3年保存 | 1 物品の受払に関する文書 2 通知、依頼、報告、照会、回答等に関する文書 3 日誌、出張命令簿、時間外勤務命令簿、出勤簿(タイムカード)その他職務命令、服務に関する文書 4 その他3年保存を必要とする文書 |
第5種 | 1年保存 | 1 事務執行上の補助的な文書 2 軽易な照会、回答その他の文書 3 調査、統計等の資料に供した文書 4 一時の処理に関する願い、届書等 5 その他永久から3年保存に属さない文書 |
